jump to navigation

Microsoft Word for Engineering Report 18 Maret, 2013

Posted by husnukusuma in Technology.
Tags: , , , , , ,
trackback

Posting ini ditujukan untuk rekan-rekan yang sering membuat report. Bagaimana memaksimalkan MS Word untuk membuat report yang rapi dan berkelas.

Ada beberapa hal yang umum ditemui dalam report yang baik (table of contents, figures, equation, dll), dan akan dibahas dalam blog ini. Kita akan belajar membuat style dan memberinya short cut. Hal ini sangat bermanfaat jika kita ingin fokus kepada content report kita dan tidak dipusingkan dengan posisi paragraph yang meleset atau tidak sesuai dengan keinginan kita.

Kita juga akan belajar menggunakan quick parts untuk mengotomasi beberapa bagian yang umum dalam report kita, seperti judul, nomor dokumen, dll. Hal ini akan memudahkan jika kita ingin memperbaiki bagian tersebut, cukup ganti sekali, di mana saja, seluruh bagian yang lain akan secara otomatis ter-update.

Requirements: Komputer dengan MS Word, listrik, jari-jemari, oksigen, dll… ^_^

Baiklah, langsung saja:

  1. Membuat Style dengan short cut

    Mulai dengan blank sheet atau template yang sudah Anda miliki. Klik tombol kecil di bawah icon “Change Styles” (dikotaki warna hijau):

    Akan muncul box Styles seperti ini:

    Mulailah mengetik, lalu block (highlighted) semuanya, misalnya seperti ini:

    lalu di-blok:

    Lalu klik icon “multilevel list” (box hijau), seperti di bawah:

    Pilih yang list seperti ini:

    Tulisan akan menjadi:

    Untuk nomor dua dan tiga, tendang ke kanan dengan klik icon “increase indent”:

    Sampai menjadi seperti ini (ulangi sekali lagi untuk yang sub kedua):

    Blok di tulisan Bagian 1 saja, klik kanan, akan muncul menu, pilih Styles > Save Selection as a New Quick Style…:

    Lalu akan muncul dialog box seperti ini: Ganti namanya menjadi sesuai yang Anda suka (contoh di sini _level1). Saya sarankan beri garis bawah di depan namanya agar muncul di urutan teratas di Styles:

    Lalu klik tombol “Modify”, akan muncul berbagai pilihan, klik tombol “Format” dan klik pilihan “Shortcut key”


    Akan muncul dialog box seperti ini: Isi new shortcut key dengan kombinasi yang diinginkan, pada contoh ini saya isi dengan kombinasi Ctrl 1, lalu kllik tombol Assign, lalu Close:

    Selamat! Anda telah membuat style baru dengan sukses jika terlihat di panel styles:

    Lakukan hal yang sama untuk level2 (dengan shortcut Ctrl 2) dan level3 (shortcut Ctrl 3):

    Untuk isi paragraph, misalnya seperti ini:

    Highlighted isi paragraph Anda dan buat 3 styles baru untuk paragraph Anda (saya namai _content1 untuk paragraph bagian 1 dengan shortcut Ctrl + Alt + 1, dst.), sampai menjadi sbb.:

    UPDATE STYLE:

    Jika Anda tidak sreg dengan posisi style (atau font, ukuran font, warna,dll) Anda bisa dengan mudah meng-updatenya: Misalnya posisi sub-sub bagian 1, ingin digeser kanan sedikit menjadi seperti ini:

    Highlight bagian yang berubah, klik kanan, dan pilih “Update _level3 to Match Selection”, otomatis semua bagian yang menggunakan style tersebut ter-update.

    Selamat! Anda telah selesai membuat 6 styles. Silahkan bermain-main dengan shortcut yang sudah dibuat.

  2. Membuat Table of contents dari Style

    Jika sudah selesai membuat styles, Anda bisa menghubungkannya dengan table of contents (TOC). Caranya sbb.:

    Klik icon Table of Contents:

    Pilih Insert Table of Contents

    Akan muncul suatu dialog box, pilih Options:

    Akan muncul dialog box. Isi TOC level yang sesuai, seperti ini:

    Klik Ok dua kali.

    Akan muncul TOC secara otomatis seperti ini:

    Note: cara yang sama dapat digunakan untuk insert figures, tables, atau equation. Namun kita harus lebih dahulu memberi Caption pada setiap item figure/tables/equation-nya.

  3. Smart update dengan quick parts

    Seringkali kita menggunakan beberapa hal yang berulang, seperti judul, nomor, dll.

    Untuk itu gunakan Document Property yang ada di Tab Insert > Quick Parts

    Dalam contoh ini, saya akan memasukkan Subject: Akan muncul holder seperti ini:

    saya edit menjadi seperti ini

    Coba masukkan lagi quick part “Subject” di tempat lain di dokumen Anda, akan menghasilkan isi yang sama. Dan jika kita ubah di salah satu holder, semua holder yang lain akan terupdate isinya.

    Demikian, selamat mencoba…

Komentar»

1. trian - 19 Maret, 2013

setelah buat judul tabel dan graph (Table/Graph 1), buat kalimat yang bisa refer ke no tabel + graph itu pimen gan?

husnukusuma - 31 Maret, 2013

Terimakasih Bang Trian.
Untuk itu harus rajin memberi caption dulu ke tiap gambar atau table. Setiap memasukkan gambar/table, klik kanan, “Insert Caption”. Lalu setelah lengkap semua, baru di tab References, pilih “Insert Table of Figures”, di situ ada tiga pilihan: Equation, Table, atau Figure.


Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: